Laadittu 01.08.2015. Viimeksi päivitetty 24.05.2020
1. Rekisterin nimi
Helsingin Paini-Miehet r.y jäsenrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Helsingin Paini-Miehet r.y
y-tunnus: 0893252-3
Somerikkokuja 1
00770 Helsinki
3. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Hannu Rantala
+358 50 326 3569
jasenrekisteri@painimiehet.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä Helsingin Paini-Miehet r.y:n jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 5 kohtaan.
5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi jäsenistä kerätään seuraavia tietoja:
- yhteystiedot (puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite)
- alaikäisen harrastajan huoltajan yhteystiedot (puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite)
- syntymäaika (lisenssitietoja varten)
- jäsenyystiedot (liittymisvuosi, voimassaolotiedot, jäsenmaksutiedot, harrasteryhmätiedot)
- kilpailulisenssitiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tai hänen huoltajaltaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena kilpailutoimintaan ja kilpailulisensseihin liittyvät tiedot, joita voidaan luovuttaa Suomen Painiliitolle ja kilpailujärjestäjille.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista tai poistamista
Jäsenellä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu sekä henkilötietolain 29 §:n mukaisesti oikeus pyytää virheellisen tiedon korjaamista tai tietojensa poistamista kokonaan. Tarkastus- , korjaus tai poistopyyntö on lähetettävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna postitse kohdassa 3 mainittuun osoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.