Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Tämä on Helsingin Paini-Miehet r.y:n jäsenrekisteriä koskeva tietosuojaseloste (henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §). EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Laadittu 01.08.2015. Viimeksi päivitetty 23.05.2018

1. Rekisterin nimi

Helsingin Paini-Miehet r.y jäsenrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Helsingin Paini-Miehet r.y
y-tunnus: 0893252-3
Somerikkokuja 1
00770 Helsinki

3. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Hannu Rantala
+358 50 326 3569
jasenrekisteri@painimiehet.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä Helsingin Paini-Miehet r.y:n jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 5 kohtaan.

5. Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi jäsenistä kerätään seuraavia tietoja:

  • yhteystiedot (puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite)
  • alaikäisen harrastajan huoltajan yhteystiedot (puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite)
  • syntymäaika (lisenssitietoja varten)
  • jäsenyystiedot (liittymisvuosi, voimassaolotiedot, jäsenmaksutiedot, harrasteryhmätiedot)
  • kilpailulisenssitiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tai hänen huoltajaltaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena kilpailutoimintaan ja kilpailulisensseihin liittyvät tiedot, joita voidaan luovuttaa Suomen Painiliitolle ja kilpailujärjestäjille.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden luottamushenkilöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista tai poistamista

Jäsenellä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu sekä henkilötietolain 29 §:n mukaisesti oikeus pyytää virheellisen tiedon korjaamista tai tietojensa poistamista kokonaan. Tarkastus- , korjaus tai poistopyyntö on lähetettävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna postitse kohdassa 3 mainittuun osoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.